RODO

Szanowni Państwo,

Dziękujemy za zainteresowanie usługami naszej kancelarii. W ramach naszej działalności przetwarzamy dane osobowe na zasadach częściowo odmiennych niż większość podmiotów gospodarczych, dlatego zachęcamy do zapoznania się z zasadami przetwarzania Państwa danych osobowych.

Dane administratora.

Administratorem Państwa danych osobowych jest spółka Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Polaszek & Rosada sp. p. ul. Gołębia 2/1, 62-020 Swarzędz, zwana dalej także Administratorem lub Spółką. Kontakt ze Spółką jest możliwy także poprzez inne kanały komunikacji podane na stronie polaszekrosada.pl. 

Czyje dane przetwarzamy i w jakim celu?

Poniżej przedstawiamy informację dotyczącą poszczególnych kategorii osób. Prosimy o zapoznanie się także z informacją wspólną umieszczoną w dalszej części dokumentu.

1. Kandydaci do pracy

Przesyłając CV w odpowiedzi na nasze ogłoszenie rekrutacyjne wyrażają Państwo zgodę na przetwarzanie Państwa danych osobowych w tym procesie rekrutacyjnym, którego dotyczy ogłoszenie. Zasadniczo nie przechowujemy Państwa danych po zakończeniu rekrutacji, chyba że w danym ogłoszeniu wskażemy na taką możliwość, przedstawiając jednocześnie uzupełniającą informację o przetwarzaniu danych osobowych.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów kodeksu pracy i w zakresie wynikającym z tych przepisów. Podanie przez Państwa danych jest konieczne dla uwzględnienia Państwa aplikacji w procesie rekrutacji. Państwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia danego postępowania rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Państwa dane będą przetwarzane przez okres publikacji ogłoszenia oraz 60 dni po jej zakończeniu. Przypominamy o możliwości cofnięcia Państwa aplikacji także w toku rekrutacji, co spowoduje wcześniejsze zakończenie przetwarzania Państwa danych. 

W przypadku jeżeli bez ogłoszenia, z własnej inicjatywy przekazali nam Państwo swoje CV, informujemy, że jeżeli niezwłocznie nie poinformujemy Państwa o zainteresowaniu Państwa kandydaturą, Państwa dane zostaną usunięte i nie będą przetwarzane.

2. Pracownicy, zleceniobiorcy i członkowie rodzin

Państwa dane osobowe przetwarzamy podstawie przepisów kodeksu pracy oraz innych aktów prawnych w celu wykonania zawartej z Państwem umowy i w konsekwencji w celu realizacji nałożonych na nas obowiązków prawnych. W szczególności Państwa dane przetwarzamy w celu przydzielania i rozliczania zadań, prowadzenia dokumentacji pracowniczej, podatkowej i ubezpieczeniowej, realizacji świadczeń wynikających z prawa pracy,  prowadzenia innych postępowań wynikających z prawa pracy, prowadzenia szkoleń. Państwa dane przetwarzamy także na podstawie.

Zasadniczo nie przetwarzamy Państwa danych na podstawie Państwa zgody, niemniej jeśli taki wypadek miałby wystąpić, podkreślamy, że udzielenie nam przez Państwa zgody jest zawsze w pełni dobrowolne. Spółka nie podejmuje żadnych decyzji Państwa dotyczących, w szczególności wpływających na stosunek pracy, świadczenia, możliwości awansu i podobne, z powodu odmowy udzielenia dobrowolnej zgody.

Okres przetwarzania danych dla różnych celów jest odmienny:

– dane dla celu wykonania umowy – przez okres zatrudnienia,

– dla celu przechowywania akt osobowych – odpowiednio do przepisów w tym zakresie,

– dla celu prowadzenia dokumentacji ubezpieczeniowej i podatkowej, w tym w celu możliwości wykazania przestrzegania prawa ubezpieczeń społecznych i podatkowego – przez okresy przedawnienia zobowiązań,

Na podstawie i w zakresie w jakim wynika to z przepisów prawa pracy przetwarzamy także podane nam dane małżonka lub dzieci pracowników, obejmujące w szczególności imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy i wyłącznie w tym celu. Dane te przetwarzamy przez okres zatrudnienia pracownika, lub – jeśli zdarzenia te wystąpią wcześniej – zwłaszcza w odniesieniu do danych dzieci, do czasu, kiedy jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień.

Na podstawie zgody przetwarzamy także dane osoby wskazanej do kontaktu w celu poinformowania o nadzwyczajnym zdarzeniu dotyczącym pracownika. Dane te przetwarzamy przez czas zatrudnienia lub do czasu cofnięcia zgody.

3. Kontrahenci (klienci, dostawcy) i ich pracownicy / przedstawiciele z wyłączeniem klientów, którym świadczymy usługi prawne.

1. a) w stosunku do tych z Państwa, z którymi łączą nas bieżące umowy lub z którymi pozostajemy w  bieżących relacjach handlowych, przetwarzamy dane w celu wykonania umów, jak i w celu przedstawienia odpowiedzi na Państwa, składane w różnej formie, zapytania ofertowe. Podstawa dla tego przetwarzania, została określona w art. 6 ust. 1b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Dane w tym celu i na tej podstawie przetwarzamy przez okres trwania umowy lub bieżącej współpracy. Dane w przypadku odpowiedzi na zapytania ofertowe, jeśli nie doprowadziły do zawarcia umowy, a brak jest innej podstawy przetwarzania, przetwarzamy przez czas trwania negocjacji.

1. b) w stosunku do tych z Państwa, z którymi łączą nas lub łączyły umowy, bądź jeśli doszło do zaistnienia innego zdarzenia podatkowego, przetwarzamy dane na podstawie przepisów prawa podatkowego, w celu wykonania prawnego obowiązku prowadzenia dokumentacji i ewidencji podatkowej. Okres przetwarzania tych danych określony jest w przepisach prawa podatkowego i wynosi zasadniczo 5 lat od końca danego roku podatkowego.

1. c) Dane przetwarzamy także w celu kontynuowania współpracy w zakresie szerszym, niż wyżej wskazany. Państwa dane przetwarzamy przez okres istnienia naszej wyżej wskazanej uzasadnionej potrzeby.

Podstawą do przetwarzania danych pracowników lub przedstawicieli naszych kontrahentów, przez okresy wyżej wskazane, jest prawnie uzasadniony interes, wyrażający się w pierwszej kolejności w obowiązku wykonania umowy, prawie do składania ofert lub zapytań ofertowych, co łączy się z koniecznością współpracy z konkretnymi osobami, działającymi w imieniu naszego kontrahenta.     

Podanie przez Państwa danych jest co do zasady dobrowolne, ale niezbędne dla zawarcia lub wykonania umowy, jednak w zakresie danych dla celów podatkowych lub niektórych danych wymaganych przepisami prawa, jak chociażby związanych z obowiązkami nakładanymi przez ustawy korporacyjne, podanie przez Państwa danych jest obowiązkiem prawnym, bez którego wykonanie umowy czy też wystawienie dokumentu podatkowego byłoby niemożliwe.

1. d) Szczególną grupę naszych kooperantów stanowią osoby, którym zleciliśmy zastępstwo substytucyjne. Niezależnie od wyżej opisanych zasad przetwarzania danych, wskazujemy, iż Państwa dane, w zakresie w jakim stanowią element dokumentacji danej sprawy sądowej, administracyjnej lub podobnej, przetwarzamy przez okres 10 lat od dnia zakończenia postępowania.

4. Klienci korzystający z usług prawnych oraz osoby, których dane posiadamy w związku ze świadczeniem pomocy prawnej.

W stosunku do naszych klientów, zasady opisane w punkcie 3 znajdują zastosowanie, jednak z istotnymi zmianami opisanymi poniżej. W stosunku do osób trzecich, np. innych uczestników procesu sądowego, świadków, biegłych, osób do których kierujemy wezwania itp. zasady przetwarzania danych są również szczególne.

Informujemy, iż przepisy prawa o adwokaturze i analogicznie ustawy o radcach prawnych ograniczają z uwagi na szczególny charakter przetwarzania Państwa danych, szereg Państwa zwykłych uprawnień.

1. a) przepisy art. 15 ust. 1 (prawo do dostępu do danych) i 3 (prawo do uzyskania kopii danych), art. 18 (prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych) i art. 19 (obowiązek informacyjny o czynnościach na danych) rozporządzenia RODO stosuje wyłącznie się w zakresie, w jakim nie naruszają obowiązku zachowania przez adwokata / radcę prawnego tajemnicy zawodowej. 

1. b) przepisu art. 21 ust. 1 (prawo do wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych) rozporządzenia RODO w przypadku danych osobowych pozyskanych przez adwokata / radcę prawnego w związku z udzielaniem pomocy prawnej nie stosuje się w ogóle.

1. c) Co więcej już na mocy samego rozporządzenia:

– nie mamy obowiązków udzielania informacji w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą, w sytuacjach kiedy dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej, a więc wobec wszystkich osób, których dane przetwarzamy w związku z naszą podstawową działalnością;

– prawo żądania usunięcia danych doznaje ograniczenia, w ten sposób, że jest wyłączone w szczególności w zakresie w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa (tu proszę zwrócić uwagę na okres przetwarzania danych) i do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 

Okres przetwarzania danych jest w zakresie związanym z usługami prawnymi ściśle określony i wynosi 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym dane osobowe zostały zgromadzone i dopiero po tym okresie dane zostają usunięte.

6. Czytelnicy naszego serwisu internetowego (strony internetowej).

Jeśli korzystają Państwo z naszego serwisu internetowego Państwa dane, w oparciu o nasz uzasadniony interes, a także Państwa zgodę, dotyczące adresu IP oraz – jeżeli są w danym momencie aktywne – informacji konfiguracyjnych plików cookies przetwarzane są w celach:

1. a) dostosowania ustawień strony do Państwa preferencji,
2. b) zbierania i przetwarzania anonimowych danych statycznych.

Mogą Państwo samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub za pomocą konfiguracji usługi oraz usuwać te pliki.  Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu cookies na Państwa urządzeniu. 

Nasza strona internetowa może wykorzystywać także narzędzia Google Analytics, usługi analizy oglądalności stron internetowych udostępnianej przez Google, Inc. (“Google”). Google Analytics również używa pliki cookies w celu umożliwienia stronie przeanalizowania sposobu, w jaki użytkownicy z niej korzystają. Google korzysta z tych informacji dla celów analitycznych i tworzenia raportów dotyczących ruchu na stronach, a także w celu świadczenia innych usług związanych z tym ruchem. Aby wzmocnić ochronę Państwa prywatności jeśli korzystamy z Google Analytics, to z rozszerzeniem „anonymizeIP()“, przez co adresy IP są skracane przed ich dalszym przetwarzaniem, co pozwala na wykluczenie przypisania adresu do osoby. W wyjątkowych sytuacjach, jeśli dane miałyby być przesyłane do USA, Google uczestniczy w Privacy Shield (Tarczy Prywatności) UE – USA. Użytkownik który nie wyraża zgody na działanie Google Analytics powinien zastosować odpowiednią blokadę plików cookies.

Wspólny cel przetwarzania.

Niezależnie od wyżej wskazanych celów, w stosunku do osób, z którymi zostały zawarte umowy lub doszło do zdarzeń, które mogą prowadzić do powstania roszczeń, przetwarzamy dane osobowe w celu potwierdzenia wykonania umowy i obrony przed roszczeniami, względnie w celu dochodzenia roszczeń, gdzie podstawą jest nasz uzasadniony interes, wyrażający się w prawie do sądu. Okres przechowywania tych danych powiązany jest z odpowiednimi okresami przedawnienia roszczeń. 

Co dodatkowo powinni Państwo wiedzieć, jeśli danych nie pozyskaliśmy od Państwa bezpośrednio?

W naszej działalności przetwarzamy dane osobowe, których nie przekazali nam Państwo bezpośrednio. Wyżej już wskazaliśmy, kiedy nie mamy obowiązków udzielania informacji w przypadku takiego pozyskiwania danych, co łączy się z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej.

Pozostałe osoby informujemy, że pozyskujemy dane niebezpośrednio najczęściej w sytuacji kiedy:

– poszukujemy nowych kontaktów biznesowych w celu zakupu towarów, zlecenia prac, nawiązania współpracy,

– w toku wykonywania nasi kontrahenci przekazują nam Państwa dane w celu wykonania umowy, 

– nasi kontrahenci polecają nam Państwa usługi, zachęcając do zainicjowania kontaktów handlowych.

W takiej sytuacji przetwarzamy dane: identyfikacyjnych, adresowe, kontaktowych, dotyczące świadczonych przez Państwa usług lub prowadzonej działalności.

Źródłem danych są odpowiednio albo Państwa publicznie prezentowane profile, wizytówki, strony internetowe albo nasi kontrahenci przekazujący nam Państwa dane.

Kto może być odbiorcą Państwa danych?

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom trzecim, z którymi współpracujemy w zakresie: dostawy i obsługi systemów informatycznych, obsługi podatkowej, poczcie i firmom kurierskim, kancelariom prawnym i notarialnym, firmom zajmującym się niszczeniem danych oraz w przypadku zaistnienia podstawy prawnej, odpowiednim organom władzy publicznej. Za wyjątkiem opisanych narzędzi Google, jeśli je stosujemy w ograniczonym zakresie, nie przekazujemy Państwa danych do państw trzecich.

Państwa prawa i pozostałe informacje.

Państwa dane nie podlegają automatycznemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu. Nie podejmujemy żadnych istotnych dla Państwa decyzji w oparciu o jakiekolwiek automatyczne przetwarzanie danych.

Mają Państwo, na warunkach określonych we właściwych przepisach, z uwzględnieniem licznych ograniczeń opisanych w informacji podanej powyżej, prawo do: dostępu do treści swoich danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed jej cofnięciem. W celu realizacji tych praw mogą Państwo skontaktować się z nami pod adresem wskazanym powyżej lub poprzez inne kanały komunikacji wskazane na stronie internetowej. Ponadto mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.